紙質檔案數碼化的基本要求1 。基本原則紙質檔案數碼化的基本原則是準確 、方便 、快捷地利用檔案信息資源 ，共享公開的檔案信息資源 ，滿足社會對檔案利用的需求 。2.確定數字圖像的原則應根據某些原則和方法確定要數碼化的對象 。只有滿足特定要求的紙質檔案才能數碼化 。1)根據國家法律法規的原則 ，紙質檔案的數碼化必須符合國家關於檔案開放的規定和相關規定 。(二)屬於歸檔範圍 ，應當永久保存或者長期保存 ，並能納入數碼化處理範圍的具有較高社會利用價值的檔案 。3.基本環節紙質文件數碼化的基本環節主要包括:文件整理 、目錄建立 、文件掃描 、圖像處理 、圖像存儲 、數據質量檢查 、數據連接 、數據驗收 、數據備份 、結果管理等 。4.過程管理1)加強紙質文件數碼化各環節的安全保密管理機制 ，確保原始文件和數碼化文件信息的安全 。2)紙質檔案數碼化的各個環節應詳細登記 ，及時整理 、匯總 、裝訂成冊 ，數碼化完成的同時應建立完整 、規範的記錄 。

檔案數碼化加工文件整理在掃描之前 ，根據文件管理情況 ，按照以下步驟對文件進行妥善整理 ，必要時進行標記 ，以確保文件的數碼化質量 。1目錄數據準備2移除裝訂3掃描和非掃描之間的區別4頁裝訂5文件裝訂登記6裝訂

目錄建設 、數據連結和數據驗收

檔案數碼化加工數字成果管理1 。應加強紙質檔案數碼化成果的管理 ，確保其安全性 、完整性和長期可用性 。2.提供紙質檔案數碼化成果的在線檢索和利用時 ，應提供生產單位的電子標識 ，並根據具體情況分別採用可下載或不可下載的數據格式 。

機關之間分工歸檔的範圍

為避免各機關檔案移交檔案館後文件材料的重複或遺漏 ，各單位之間必須明確的歸檔範圍 。

1 、上級業務主管機關（部 、廳 、局）發來的文件 ，由隸屬下級機關歸檔 ，黨委 、政府辦公室和非隸屬機關一般不歸檔 。但對一些需要執行的政策性 、法規性文件應歸檔 。如幹部管理條例 、勞動工資規定 、生活待遇標準等文件 。

2 、上級業務主管機關召開的專業會議文件 ，由各隸屬下級機關歸檔 ，黨委 、政府辦公室一般不歸檔 。如黨委或政府領導參加了這類會議 ，並有重要發言 ，其印件和定稿（指領導發言稿）由黨委或政府辦公室歸檔 。

3 、機關聯合召開會議 、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔 ，其他機關將相應的複製件或其他形式的副本歸檔 。

4 、本機關領導人兼任外機關職務而形成的文件材料 ，由兼職單位負責歸檔 。

5 、臨時機構形成的文件 ，由臨時機構負責歸檔 ，工作結束後 ，將檔案移交主管部門或同級檔案館 。